Ключ к успешному планированию любого мероприятия — тщательное изучение всех возможностей и последовательность. Иными словами, организуете ли вы презентацию, семинар, фестиваль, съезд или пресс-конференцию, у вас ничего не получится, если начнете рекламировать событие прежде, чем подыщите подходящий зал, или если наймете спикера и артистов для развлекательной программы прежде, чем полностью разберетесь в задаче, которую предстоит решить.

Банкет

Планирование и контроль

Основное «средство производства» любого организатора — простой список дел; checklist, как его называют наши зарубежные коллеги. Он повышает КПД устроителя и его шансы на успех. Советуем сверстать этот перечень, как таблицу с квадратиками для галочек, которыми помечаются решенные вопросы.

Задачи Необходимое Цена / Со скидкой Контрольные сроки Вопросы Примечания

Неважно, будет ли список занесен в Excel, или составлен в обычном блокноте, не важно, где вы будете его хранить — на рабочем компьютере, на КПК, в ноутбуке или в ящике стола, — главное, не забывать вносить в него изменения.

Бюджет

Вне зависимости от того, финансируется ли проект только лишь за счет средств компании-заказчика, или есть дополнительные источники — спонсорская поддержка партнеров, вступительные взносы для участников и доходы от продажи сопроводительных материалов — но смету доходов и расходов следует составлять только на основе сравнения альтернативных субподрядчиков и выбора лучшего по параметру цена/качества предложения.

Место

Слава Богу, выбор теперь обширнейший: разная стилистика, разные возможности — всё на любой вкус и на любой бюджет. Но начинать надо с тех мест, которые с виду кажутся дорогими — пафосных заведений много и клиентов теперь для всех не хватает, а профессиональный организатор не боится интересоваться ценой и торговаться. Вообще говоря, если конъюнктура сырьевых рынков будет и дальше только ухудшаться, то скоро и Колонный зал Дома союзов смогут многие себе позволить.

Оформление и программа

Если планируется собрать так называемые «сливки общества», имеет смысл поручить оформление места проведения профессионалам (sorry за нескромность).

Если хотите обойтись собственными силами, для начала определитесь, какое настроение у гостей стремитесь создать. Если, к примеру, нужна непринужденная атмосфера детского праздника, размышляя над вариантами, начните с воздушных шаров и клоунов-жонглеров на одноколесных велосипедах. Если же, вы хотите перезнакомить незнакомых людей (для отчета — «социализировать разнородную группу»), естественный выбор — коктейли и «легкий джаз тире лаунж».

Выбор инвентаря зависит от вашего бюджета и положения приглашенных. Чтобы им было комфортно и интересно, нужно закупить или арендовать массу разных вещей. В зависимости от формата мероприятия, это могут быть: приветственные плакаты, цветы, аудиовидеоаппаратура, пластиковые стулья, биотуалеты и т.п.

Далее — освещение. С его помощью, во-первых, приводят гостей в нужное расположение духа, а, во-вторых, фокусируют их внимание на важных зонах и предметах. В зависимости от задачи, световые акценты могут быть сделаны на сцене, проходах, столах, декорациях. Различные области следует освещать с разной степенью интенсивности — в зависимости от их роли — и, возможно, прибегнув к так называемому цветовому кодированию. На ведущего направляем прожектор обычного белого света, выход подсвечиваем приглушенным зеленым и т. п. Если это уместно, вход и периметр украшают гирляндами, вроде новогодних.

Провизия

Стол, опять же, зависит от формата. Для коктейльной вечеринки фастфуд не годится. Людям в смокингах и вечерних платьях подают закуски с копчёностями, сырами, морепродуктами (hors d'oeuvres, как говорят снобы). С другой стороны, на пресс-пикнике гамбургеры и картошка фри или блины и салат оливье — самое милое дело (при этом не забывайте о тех, кто соблюдает посты).

Подарки

Чтобы сделать событие запоминающимся и, может быть, вызвать в гостях хотя бы слабое чувство морального долга перед устроителями, нужны подарки. Это один из самых творческих аспектов event-менеджмента. Тут вам пригодится вся имеющаяся в запасе фантазия. Устройте мозговой штурм; соберите все идеи, даже самые смелые и нелепые; выберите одну, всё хорошенько взвесив, — чтобы удивить взрослого человека, надо постараться.

Так, например, сотрудницы нашего отдела Beauty & Luxury при подготовке презентации нового стайлера Philips с нано-алмазным покрытием пластин придумали дарить журналистам настоящие бриллианты — оказалось, в принципе, не очень дорого, но зато очень эффектно. Можно найти подарки и попроще — главное, чтобы они были более-менее оригинальными: детские игрушки, предметы народных промыслов, оригами — список продолжите сами.

Приглашение, встреча и регистрация гостей

Приглашать можно и по электронной почте. Но лучше — в личном разговоре по телефону. Затем — письменно, на профессионально оформленном бланке/открытке (за рубежом сейчас вместе с приглашением часто присылают еще и список других гостей, давших устное согласие на участие). Непосредственно накануне события следует опять всех обзвонить и получить подтверждение.

Вся контактная информация, которую вы собирали, должна оставаться в строгом секрете — ни в коем случае нельзя допустить, чтобы из-за вас людям докучали спамеры или папарацци :). Особенно ответственные организаторы для защиты конфиденциальности используют шифрованные каналы связи и шредеры для уничтожения бумажной переписки.

Встречать на входе и регистрировать гостей можно без хлеба-с-солью, но обязательно — с улыбкой на красивом лице над хорошо одетым туловищем.

По материалам EzineArticles.com