Организаторы мероприятий последние пару недель задаются вопросом, как должна развиваться их коммуникационная и маркетинговая стратегия в ситуации с распространением COVID-19, ограничениями в перемещении между странами и отмене крупнейших спортивных мероприятий и конференций.  Вот некоторые рекомендации, сформулированные на недавнем вебинаре международной ассоциации PCMA.

Вы не врач! 

Помните – ваша задача организовать мероприятие или рассказать о нем, а для этого вам не нужно быть врачом-эпидемиологом. Информировать людей о симптомах заболевания и лечении - работа Центров по контролю и профилактике заболеваний.
Подумайте какая информация будет полезна для аудитории: расскажите о политике возврата/отказа от билетов, профилактических мерах, которые будут предприняты на площадке и о том, какие виртуальные инструменты вы можете предложить тем, кто не сможет или не захочет приехать лично.

Будьте открытыми!

Вашим потенциальным посетителям нужна информация, и если они ее не получат, это только подогреет слухи. Даже если у вас пока нет плана по принятию профилактических мер на площадке, можете заверить аудиторию, что работаете над ним.  Вместо того, чтобы сделать один пост в Facebook, используйте несколько каналов, чтобы охватить всех, кто читает новости. Убедитесь, что объявления, касающиеся любых изменений из-за коронавируса, размещены на главной странице сайта со ссылкой на дополнительную информацию. Кроме того, сотрудники, отвечающие пользователям в соцсетях, должны быть проинструктированы и давать последовательные ответы.

Следите за контентом! 

Если проводите мероприятие, которое подразумевает фуршет или дегустацию, лучше не подчеркивать это в анонсах и не использовать для новостей фотографии посетителей с едой и напитками. Воздержитесь также от изображений больших толп, рукопожатий и объятий. Обычно такой контент привлекает внимание, но сейчас он может способствовать появлению страха на фоне новостей о распространении вируса. Делайте акцент на образовательной или деловой программе, основных докладчиках и темах.

Держите руку на пульсе! Будьте в курсе последних новостей, особенно это касается сложностей с передвижением для иностранных делегаций и заявлений властей, чтобы вовремя скорректировать свой тактический план и маркетинговые расходы.

Используйте силу общения!

Поощряйте участников рассказывать клиентам об участии в мероприятии и приглашать их на свои стенды, например. Используйте отзывы, в которых они рассказывают почему мероприятие так важно для них и для отрасли в целом. Иногда именно участие уважаемых на рынке компаний подталкивает других последовать их примеру.

Придерживайтесь фактов!

Принимать или нет участие в мероприятии каждый решает сам. Ваша задача - сообщить о риске, если он реально существует. Можете считать, что СМИ преувеличивают и раздувают тему или верить, что мир на пороге пандемии эпических масштабов, но в конечном итоге -  люди просто хотят знать факты. 

Напомните вашей аудитории, что вы заботитесь об их благополучии. Проконсультируйтесь с юристами по поводу формулировок сообщений, особенно в случае отмены мероприятия.  И не забывайте про технологии - некоторые организаторы переходят на онлайн-трансляции, рассылают видео и находят другие креативные решения.