Перехитрить погоду!

Если мероприятие запланировано на открытом воздухе, первое, что может всё испортить – это погода. И вы должны быть готовы к любым ситуациям.

Практичные предметы могут быть включены в декор мероприятия. Роберт Д'Алессандро, владелец и креативный директор Invision Events в Нью-Йорке, рассказал о вечеринке, которую они проводили на лужайке на заднем дворе музея: «Мы организовали прекрасную выставку балийских зонтиков и подвесных ручных вентиляторов, люди забирали их со стендов и могли ходить с ними по саду», - говорит он.

Для зимних мероприятий комфорт означает тепло. Шарлотта Рид из вашингтонского event-агентства Reid Rodel рекомендует устанавливать тепловые пушки на площадке там, где гости могут задержаться на какое-то время: на стойке регистрации или парковке.  «Мы также организуем на парковках раздачу горячих напитков, чтобы гости могли согреться кофе, пока ждут свои машины», - рассказала Рид.

Если в прогнозе дождь, у парковщика должны быть зонты достаточно большого размера, чтобы гости оставались сухими, когда они идут к своим транспортным средствам и обратно.

Всё дело в мелочах!

При бронировании места обратите внимание не требуются ли дополнительные вещи, обеспечивающие комфорт, советует Шарлотта Рид. Например, если вы приглашаете гостей на пляж, приготовьте шлепанцы нескольких размеров на случай, если кто-нибудь придет в туфлях на каблуках или другой неподходящей обуви.

Если планируете катание на лодке, приготовьте таблетки от укачивания.

Для мероприятий на природе обязательно запаситесь большим количеством репеллента.

«Как-то мы провели отличную вечеринку на открытом воздухе в Хэмптонсе, и всё благодаря тому, что добавили в распылитель для эфирных масел средство от насекомых», - рассказал Роберт Д'Алессандро.

Не подскажете, где тут розетка?

 «Зарядные станции для телефонов и доступность бесплатного Wi-Fi - это то, о чем мы всегда думаем в первую очередь», - отметила Кейтлин Коннолли, директор по работе с клиентами в Boston's Conventures Inc.

Кстати, портативные аккумуляторы, которые гости могут забрать с собой, отличный вариант для брендированного сувенира, главное – убедитесь, что они заряжены!

Про еду!

«Вкусную еду любят все, но иногда кухня может превратить скучную конференцию, в мероприятие, которое будут обсуждать все вокруг», - поделилась мнением Марианна Джексон, продюсер и креативный директор Kennedy Events.

При составлении меню учитывайте разные предпочтения. "Обычно мне нравится делить меню на что-то сладкое, соленое и здоровое, чтобы удовлетворить несколько вкусовых типов", - говорит Джули Вонг, президент Event Concierge в Финиксе. Она также рекомендует использовать воду с фруктами в качестве альтернативы содовой и алкоголю, особенно в жаркую погоду. "Находясь в пустынном штате, например, когда люди приезжают в Аризону, они часто не думают о обезвоживании, пока не становится слишком поздно", -отметила Вонг.

Обратите внимание на мебель!

«Стулья, которые вы арендуете, могут быть довольно узкими, что очень удобно для максимального размещения, но совсем неудобно для гостей», - говорит Кейтлин Коннолли.

Высокие столы или наоборот низкая мебель, например, кресла-мешки подходят для миллениалов, но люди более старшего возраста нуждаются в стульях и креслах, позволяющих максимально легко сесть и встать.

Задействуйте все 5 органов чувств!

«Большинство организаторов уделяют внимание оформлению, визуальным элементам, - считает Роберт Д'Алессандро.  - Но можно по-настоящему удивить гостей, воздействуя на другие их чувства».  Если кто-то из гостей остаётся на ночь, обеспечьте их сувенирами с запахом: ароматической свечой с ароматом лаванды или сандалового дерева. При желании можете даже добавить карточку с вдохновляющей цитатой.

Приятное прощание!

Неожиданные сюрпризы производят впечатление. Если ваше мероприятие включает в себя услуги парковщика, Роберт Д'Алессандро предлагает отправить гостей домой с подарком прямо в их автомобиле. Будь то закуски и крем для загара летом или одеяла и скребки для льда зимой, если оставить подарки непосредственно в автомобиле, это точно сработает!