17-18 ноября 2016 года в Доме Правительства Московской области состоялся III Международный агропромышленный молочный форум, крупное отраслевое мероприятие, которое было «под ключ» организовано и проведено Консалтинговой группой «Полилог». Если вы хотите почитать о том, каких KPI мы достигли, вам сюда. Если же вам интересно узнать, как сделать отраслевое и узкоспециализированное мероприятие интересным не только с помощью насыщенной деловой программы, никуда не уходите и продолжайте читать этот текст.

В чем проблема?

III Международный агропромышленный молочный форум

Любое отраслевое мероприятие предполагает, что в нем участвуют профильная целевая аудитория, и мероприятия в агропромышленной области не являются исключением из правил. Ядром целевой аудитории Молочного форума стали производители и переработчики молока, фермеры, представители органов государственной власти и профессиональных ассоциаций. Безусловно, все эти люди пришли на мероприятие для того, чтобы узнать об актуальных трендах молочной отрасли, получить информацию о новых веяниях в государственной аграрной политике и установить бизнес-контакты. Но, согласитесь, просто ходить на секции и общаться с коллегами во время кофе-брейков скучновато? Поэтому проектная команда Полилога в соответствии с пожеланием заказчика разработала и реализовала ряд идей, которые позволили сделать Молочный форум интересным для 1800+ участников.

Я люблю МОлоко!

III Международный агропромышленный молочный форум

Для того, чтобы немного «разбавить» строгую деловую атмосферу на мероприятии, мы разработали креативную концепцию, элементы которой были интегрированы в застройку и оформление площадки. Несложно догадаться, что буквы «МО» в данном случае обозначают место проведения мероприятия — Московскую область.

Объектами интеграции концепции стали, прежде всего, две фотозоны, в одной из которых участники могли сделать моментальные фотографии на Polaroid; витрина для демонстрации продукции, построенная в виде огромного пакета молока.

Кроме того, в раздаточные материалы для участников мы положили не только стандартный набор блокнот-ручка-буклет, но и значки с карандашными скетчами портретов М.В. Ломоносова и Д.И. Менделеева, которые держат флажки с надписью «Я люблю МОлоко!». Такие же изображения были размещены на плакатах в лифтах, которые доставляли участников на −3 этаж Дома Правительства Московской области, где проходила выставка.

Пусть спикер услышит

Словосочетания «пленарное заседание», «панельная дискуссия» и «стратегическая сессия» традиционно навевают скуку, ассоциируясь с пространными речами спикеров и отсутствующими взглядами слушателей. Нам очень хотелось избежать подобной ситуации на пленарном заседании Молочного форума, для чего мы сделали следующее.

Во-первых, мы установили на площадке специальные объекты для голосования, стилизованные под пакеты молока. На объектах были напечатаны актуальные вопросы молочной отрасли и варианты ответов на них, а участники прямо на самих объектах могли поставить галочку или крестик, выразив свое мнение. Пока все рассаживались в зале перед началом пленарного заседания, мы быстренько подсчитали результаты голосования и использовали их для организации дискуссии.

Во-вторых, мы использовали на площадке мероприятия систему взаимодействия участников MeYou, которая позволила участникам задавать вопросы спикерам пленарного заседания в режиме реального времени, а также назначать встречи в перерывах между секциями и обмениваться контактными данными.

Инновационные технологии

Отраслевые мероприятия в агропромышленном комплексе предполагают не только обсуждение трендов развития сельского хозяйства, но и демонстрацию инновационных технологий, которые применяются на производстве. Мы решили, что и этот аспект проведения Молочного форума следует сделать максимально интересным для участников.

Было решено продемонстрировать посетителям так называемую «умную ферму», специальное программное обеспечение, предоставленное технологическим партнером «АгроБау», которое позволяет отслеживать статистические показатели жизнедеятельности коров на ферме генерального партнера форума «ОСП агро». Но просто показывать тестовую версию ПО не очень интересно, и у нас появилась идея организовать прямую трансляцию из коровника, расположенного в 170 км от Москвы и где установлена упомянутая программа.

Самое интересное началось тогда, когда выяснилось, что на ферме, где обитают коровы, нет интернета; ближайшее здание, где был обнаружен проводной доступ к сети, располагалось в 1 км от места жительства животных. Это позволило нам перебросить радиоканал с интернет-сигналом на ферму и обеспечить планируемую трансляцию.

Таким образом, участники Молочного форума могли в режиме реального времени понаблюдать за жизнью коров и ознакомиться с работой программного обеспечения.

Блог-тур на ферму

III Международный агропромышленный молочный форум

Освещение отраслевых мероприятий — головная боль для любого PR-специалиста и пресс-секретаря проекта. Зачастую крайне сложно найти фактуру, которая могла бы заинтересовать журналистов общественно-политических и деловых СМИ, а также сделать посещение мероприятия полезным именно для представителей СМИ, которые, не будем забывать, также являются участниками форума.

Для того, чтобы привлечь внимание к Молочному форуму, мы решили организовать блог-тур на семейную ферму партнера мероприятия «Братья Чебурашкины». Блогеры и журналисты, отправившиеся в путешествие на ферму, смогли воочию увидеть процесс производства и переработки молока. Важно отметить, что блог-тур состоялся ровно за неделю до мероприятия, что позволило создать живой информационный фон в блогосфере и СМИ.

Следствием этого стало то, что на Молочный форум помимо представителей отраслевых и специализированных изданий прибыли также журналисты федеральных телеканалов Россия 1, Россия 24, РБК-ТВ, а публикации по итогам мероприятия появились на ресурсах ИТАР-ТАСС, изданий «Ведомости», «Аргументы и факты», «Комсомольская правда».

Жидкий азот, костная ткань, сканирование сыра

III Международный агропромышленный молочный форум

На выставочной экспозиции Молочного форума нами также были размещены различные активности, которые привлекали внимание участников.

Посетители выставки могли попробовать криомороженое, приготовленное с помощью жидкого азота; измерить прочность своей костной ткани и определить потребность в кальции, пройдя процедуру денситометрии; исследовать качество молочных продуктов с помощью лакто- и сыросканеров.

Чему научились?

Основной вывод, который для себя сделала команда Консалтинговой группы «Полилог» по итогам проекта, заключается в следующем: любое узкоспециализированное мероприятие можно сделать интересным для участников, если следовать трем правилам.

Первое: поставьте себя на место участника. У него есть свое мнение и мысли по поводу тех вопросов, которые обсуждаются на секциях и заседаниях. Обеспечьте ему возможность прямой коммуникации и дискуссии со спикерами и другими участниками.

Второе: деловое не означает скучное. Умеренный креатив и стремление развлечь посетителей в правильном смысле слова сделают любой форум или конференцию лучше, оставив положительные впечатления у участников.

Третье: не забудьте про журналистов. Они обязательно напишут про ваше мероприятие, даже если оно является отраслевым. Нужно дать им интересную фактуру для публикаций и подумать, что именно будет для них полезным на мероприятии.