15 октября 2016 года Консалтинговая группа «Полилог» по заказу компании LeEco провела открытие первого в России магазина и организовала Flash Sale новых смартфонов Le 2 и Le Max 2 в ТРК «Атриум».

Мероприятие получилось интересным и сложным, учитывая, что задача по подготовке была поставлена за неделю до события. Так что мы оказались в любимой всеми сотрудниками «Полилога» ситуации: по хардкору за 7 дней собрать мероприятие под ключ.

Открытие первого в России магазина LeEco

«Полилог» с задачей справился; программу разработали, застройку сделали, промоутеров и селебрити пригласили. Ничего интересного, если бы не одно обстоятельство, в которое никто из до последнего не верил: на Flash Sale пришло гораздо больше людей, чем планировалось. Вот тут-то и начались проблемы, которые нужно было решать в режиме онлайн.

Очередь — 1500 человек

Открытие первого в России магазина LeEco

Представьте, что вам снится кошмар, в котором вы продаете прохладный ананасовый сок жарким московским летом где-нибудь на Маяковской, и все жители Москвы хотят купить сок у вас. Покупатели стоят перед вами, подходят справа и слева, дышат в спину и лезут на памятник великому поэту, чтобы посмотреть, хватит ли у сока для них. Вот в Атриуме творилось то же самое, только холодным октябрьским днем и с телефонами LeEco.

По самым скромным подсчетам, очередь в магазин составляла примерно 1500 человек, поэтому желающие купить телефон стояли даже улице, не помещаясь внутри ТРК «Атриум». Ситуация усугублялась тем обстоятельством, что на открытие магазина пригласили Макса +100500, еще около 300 человек пришли только для того, чтобы сфотографироваться с популярным видеоблогером.

Это было предсказуемо, и мы заранее запланировали ограничение входа в магазин, чтобы избежать давки внутри помещения: запускали внутрь по 20 человек. Это не сильно изменило ситуацию, а люди на улице все сильнее ощущали особенности октябрьской погоды континентального климата России.

Понимая возможные негативные отзывы от мерзнущих LeФанов, было решено нанести превентивный удар по возрастающему недовольству стоящих в очереди. В качестве оружия был выбран горячий чай, который в промышленном масштабе закупили в одной из кофеен Атриума, но даже этого не хватило на всех. Напоить всех желающих удалось только после вызова мобильной кофейни, которая припарковалась около очереди.

Время шло, но очередь не становилась меньше, и стало очевидно, что все пришедшие не успеют купить телефоны на специальных условиях до конца рабочего дня (изменять время работы ТРК мы пока не научились). Чтобы никого не обидеть и по согласованию с LeEco мы раздали всем желающим флаеры, которыми они могли воспользоваться на следующий день, и приобрести телефон на условиях Flash Sale.

150 +100500

Открытие первого в России магазина LeEco

«Плюшки» вроде чая и купонов – это здорово, но они не помогают решить проблему расположения очереди в пространстве. Если вы думаете, что покупатели смирно стояли парами и держали строй, то это не так, это же не клип Pink Floyd на песню Another Brick in the Wall. Если говорить прямо, то нужно было заранее готовить 150 лееров для структурирования очереди, в том числе и на улице, а мы заготовили только 50 (их хватило только на маршрутизацию внутри здания). Поэтому заместителю генерального директора, который приехал на площадку только, чтобы сфотографироваться с Максом +100500, пришлось 6 часов самоотверженно стоять на холоде, не давая очереди «растекаться» по улице перед Атриумом. Выправить ситуацию немного помогла табличка «Начало очереди здесь».

Одной из наших технических недоработок стало то, что мы не осуществили письменное согласование расстановки лееров внутри здания, проговорив это с администрацией устно. Поэтому уже во время мероприятия нам пришлось двигать леера заново. Тем не менее, нам удалось развести две очереди (в магазин и поклонников Макса +100500) и приставить к каждой волонтера, который рассказывал о том, куда эта очередь стоит.

Проектный опыт и новые идеи

В очередной раз зафиксировали для себя, что представителям прессы требуется отдельная очередь или зона на площадке: они ведь не стоят на месте, а ходят «в народ», чтобы собрать нужную информацию. Журналистам всегда требуется дополнительное внимание со стороны организаторов, прежде всего, обеспечение свободного доступа на площадку и сопровождение на ней.

Полезным дополнением к леерам могла бы стать напольная навигация и разметка разного цвета для каждой из групп посетителей. Мы также подумываем над тем, чтобы в будущем использовать электронные очереди с таймером и визуализацией времени ожидания на экранах («Вам осталось стоять 5 часов. Постарайтесь расслабиться и думать о хорошем»). Интересной идеей представляется трансляция из самого магазина во время ожидания, чтобы люди видели, что процесс идет, и никто не стоит просто так.

Также стоит помнить о том, что на ваши мероприятия могут приходить разные категории людей, в том числе, инвалиды, беременные женщины, покупатели с маленькими детьми. Мы сделали для них отдельную очередь, которая позволила сократить их время пребывания на площадке.

Несмотря на все эти сложности, которые мы будем учитывать в дальнейшей работе и рекомендуем учитывать всем организаторам мероприятий в магазинах, открытие первого магазина LeEco в России и Flash Sale прошли на достойном уровне: все желающие получили телефон, никто себе ничего не отморозил, а мы продолжаем проводить Flash Sale на других площадках.