PR-агентство «Полилог» как эксперт в ивент-индустрии видит значительную разницу между хорошей и превосходной организацией мероприятий. Осуществляя проектную деятельность, мы ориентируемся на второе. Для этого в рамках каждого проекта мы делаем акцент на использование эффективных маркетинговых инструментов, автоматизацию административной работы, а также на других аспектах, которыми мы хотели бы поделиться с вами.

Секрет №1

Эффективная и незатратная пригласительная кампания

Любое мероприятие начинается с приглашения гостей. E-mail рассылка является наиболее экономичным инструментом с высокой степенью конверсии. Да, это банально, но профессионально составленное письмо с броской темой, яркой графикой и актуальной информацией обязательно обеспечит явку на ваше мероприятие. В качестве дополнительных каналов коммуникации можно рассматривать также прямое общение в социальных сетях и обзвоны.

Секрет №2

Персонализация и индивидуализация

Как вы думаете, что способно моментально привлечь ваше внимание? Нет, правильный ответ – ваше имя. Имя – ключ в процессе коммуникации. Успешное общение позволяет вызвать интерес, симпатию и доверие. Называя собеседника по имени, вы не только привлекаете внимание, но с этим также растут шансы склонить его на свою сторону. Так что даже в e-mail рассылке старайтесь называть собеседника по имени, упоминайте его интересы, говорите то, что он хочет услышать от вас. Так вы ставите собеседника в приоритет, а это значительно повышает имидж мероприятия, которое вы организуете.

Секрет №3

Автоматизация и оптимизация процессов

В XXI веке стыдно обрабатывать информацию вручную. Доверьтесь современным технологиям и оптимизируйте свою работу. Автоматизированные системы регистрации гостей, онлайн-опросы и интегрированные платежные системы практически полностью избавляют вас от монотонной административной работы и сводят количество ошибок организатора к нулю, не говоря уже об экономии времени.

Секрет №4

Переносите все в онлайн

Если информативный сайт – залог успешного позиционирования вашего мероприятия в информационном поле, то PR-агентство «Полилог» убеждено, что функциональность онлайн-сервисов и услуг, так или иначе связанных с его организацией – залог успешного проведения. Онлайн-регистрация, онлайн-оплата билета, онлайн-бронирование размещения – ставьте «онлайн-» в качестве приставки везде, где это возможно.

Секрет №5

Цифры и статистика

Используйте всю статистику, имеющуюся у вас в распоряжении. Составляйте воронки конверсии e-mail рассылок, ведите статус коммуникации со всеми участниками, отслеживайте динамику посетителей сайта мероприятия, устанавливайте закономерности. Только данные дают вам осознание существования потенциальных проблем, и они же являются ключом к их решению. И помните, чем больше информации есть у вас на руках, тем лучше.

Секрет №6

Чем проще, тем лучше

Упрощайте. Нет, мы не шутим! Избегайте длинных форм регистрации, сложных процессов, запутанных алгоритмов, длинных названий. В вашем мероприятии все должно быть просто. Пригласили-зарегистрировался-посетил-дал обратную связь. Это облегчит жизнь всем.

Секрет №7

Продумывайте детали

Больше всего запоминаются маленькие детали. Именно их нужно продумывать заранее. Чем будет пахнуть на вашем мероприятии, будут ли пригласительные подписаны вручную, куда расставить световой акцент? Опыт организации мероприятий агентства «Полилог» свидетельствует, что только продумав самые мелкие детали, вы можете рассчитывать на превосходный результат.