В попытках сократить накладные расходы и трансакционные издержки, а также обеспечить наиболее полный объем информации для принятия решений организаторы мероприятий пытаются найти удобные платформы, сочетающие в себе функции планирования, организации и мониторинга мероприятия. Такая проектировка смогла бы ускорить и облегчить процесс организации, а также избавить работу организаторов от многооконного режима.

Раньше организаторы мероприятий могли использовать до семи различных инструментов при организации одного мероприятия. Организация стандартной конференции предполагала использование Wordpress для создания веб-страницы, Eventbrite для регистрации участников, Constant Contact для оптимизации работы с почтовым ящиком и стандартный Excel как дополнительный инструмент. Помимо данных приложений организатор использовал отдельные платформы для коммуникации с участниками. Каждое программное обеспечение поставлялось отдельным вендором, что создавало дополнительные трансакционные издержки при контрактовании и согласовании цен. Да и одновременная работа в нескольких программных окнах с разным интерфейсом не позволяет оптимизировать работу, а также соединить воедино информационные базы.

Дни многооконного режима прошли, поскольку целый ряд software-разработчиков пришли на рынок с готовыми решениями этой проблемы. Выбор софта зависит от индивидуальных требований заказчика и проектной специфики. К примеру, некоторые event-management платформы спроектированы специально для больших корпораций и масштабных мероприятий, которые несут в себе ограниченный функционал, однако позволяют работать с большими массивами данных. Именно поэтому исходить надо из проблем, которые Вы испытываете при организации мероприятий. Какие ошибки повторяются систематически? В чем их причина? Есть ли монотонная работа, на которую Вы тратите много времени и которую хотели бы избежать? Как еще оптимизировать работу? Ответ на эти вопросы даст четкое понимание инструментов, которых Вам не хватает.