Пресс-конференция – мероприятие, организованное с целью коммуникации со СМИ и распространения информации. В распоряжении у СМИ ограниченные ресурсы, поэтому для привлечения внимания СМИ информационный повод должен быть уникальным, заявление - громким, а тема - интересной.

Раньше пресс-конференции организовывались по любому поводу. Сейчас требования к качественному пресс-мероприятию значительно возросли. Чтобы заинтересовать журналистов, необходима не только актуальная тема, но и интересные спикеры, возможность пресс-подхода после мероприятия для получения дополнительной фактуры и комментариев. Главная значимость офлайн-пресс-мероприятия – возможность прямого общения. Мы полагаем, что организация пресс-конференций до сих пор является эффективным инструментом, дающим незаменимый эффект вербальной коммуникации. Живое общение позволяет наладить личные контакты с журналистами.

За неделю до мероприятия начинается пригласительная кампания через таргетированные письма или рассылку пресс-релиза. Пресс-релиз должен содержать повестку мероприятия, чтобы заинтересовать журналистов. Для мероприятия необходимо подготовить пресс-папку, содержащую информацию по спикерам, описание тематических блоков и другие дополнительные материалы.

На присутствие журналистов на пресс-конференции влияет грамотно сконструированный информационный повод. На этом рынке важно понимать, как подать информацию, подсветить повод так, чтобы он был интересен общественности. Прежде всего, мы работаем с программой и со спикерами. Журналисты идут на именитых спикеров и на интересную содержательную программу. При этом одна из задач агентства - подготовить спикера к выступлению так, чтобы каждый журналист получил интересный фактурный материал.

Примечательно, что чаще всего пресс-конференции проводятся со вторника по четверг, с 11 до 16 часов, поскольку в начале недели СМИ пассивны, а последний день рабочей недели используют для подведения итогов. Раннее утро подходит для формата пресс-завтрака, обеденное время – пресс-ланча. Длительность пресс-конференции не должна превышать одного часа при стандартном инфоповоде. Если вы подозреваете, что место проведения будет сложно найти, в рамках приглашений необходимо предоставить специальную карту с маршрутом. Регистрация представителей СМИ обязательна, поскольку вы сможете не только учесть количество посетивших СМИ, но и дополнит базу контактов.

Для создания информационного вакуума интервью спикеров со СМИ нежелательны до пресс-конференции. Интервью возможно только в качестве эксклюзивного материала с топовыми СМИ. Пост-релиз выступает в роли главного рабочего инструмента после пресс-конференции. Пресс-папку, пост-релиз и ссылку на фотобанк должны получить даже приглашенные, но неучаствовавшие представители СМИ. После follow-up не забудьте поблагодарить редакцию за размещение материала, поскольку это укрепит ваши отношения со СМИ.

Никакие виртуальные источники информации, пресс-релизы или онлайн-конференции не обеспечивают коммуникацию с представителями ТВ и радио. Пресс-конференция – незаменимый PR инструмент, позволяющий правильно позиционировать бренд, распространить необходимую информацию или поднять общественно значимый вопрос. Важно лишь правильно сформулировать информационный повод, организовать пригласительную кампанию и обеспечить организационно-техническую поддержку мероприятия.

По материалам:

Investopedia

Armstat

ec.europa.eu

smallbusiness.chron.com