class="image image-_original" width="470" height="353" />
Как бы тщательно вы ни спланировали мероприятие, вам в любом случае придется вносить в план изменения. Примите это как данность, и заранее разработайте систему оповещения об изменениях в расписании. Современные средства связи легко позволяют координировать действия людей. Кроме того, важно определить, кто может вносить изменения в расписание – только вы, или те, кто отвечает за его выполнение на местах.

Усредненный вариант плана мероприятия выглядит так:
  • планирование бюджета
  • распределение обязанностей
  • Разошлите запросы в транспортные компании, договоритесь со всеми, кто должен обеспечивать техническую часть мероприятия.
  • Начните отслеживать посещения сайта.
  • отберите ключевые персоналии события, ведущих, докладчиков.
  • Печатные материалы: приглашения, формы для заполнения, анкеты, буклеты.
  • организация размещения гостей мероприятия
  • организация питания
  • проверка готовности аудио и видео оборудования
  • коррекция плана мероприятия
  • организация раздачи призов
  • инструктаж персонала
  • проведение события
  • отслеживание реакции – возврат анкет, результаты опросов, отзывы участников, реакция СМИ.

Немного о планировании бюджета:
Разработка бюджета – это определение тех рамок, в которых вы будете действовать, и той мотивации, которая будет во многом влиять на ваши решения в процессе подготовки мероприятия, а также оценки его эффективности.
В него нужно включить цены на все, что вам понадобится в процессе подготовки. Посмотрите на ваше событие с точки зрения участника – от получения им приглашения до написания отзыва. Транспорт, гостиница, занятость, еда, отдых, развлечения, призы, транспорт обратно, удобная форма для отзыва.
Теперь добавляйте к списку цены. Скорее всего, у вас будет несколько значений напротив каждого пункта, ведь цена зависит и от времени заказа, и от количества, и от вашего таланта переговорщика. Здесь вы можете включить на полную катушку свои творческие способности – где-то можно договориться на меньшую цену, предложив свои услуги взамен, или бесплатное использование продукта, если объявить поставщика спонсором мероприятия, можно заказать что-то заранее, если так будет дешевле.
Хорошая новость - кроме расходов, у вас будут и доходы. Например, взносы участников, деньги спонсоров, продажа билетов, пожертвования.

На самой начальной стадии планирования определите дедлайны и ранжируйте их по значимости. Вы не сможете сдвигать дату самого события, и вы должны четко увязать прибытие гостей и их размещение. Другие даты вы можете немного сдвигать – например, сначала завести оборудование, а потом уже печатать продукцию, и так далее. Дедлайны для материальной части можно завышать, или выделить промежутки времени для вынужденной коррекции – еще никогда подключение аппаратуры не проходило без сучка и задоринки, да и типографии любят задерживать тиражи. Если позволяет бюджет, продумайте какие-то варианты на случай провала какой-либо части программы – запасные номера шоу, более простые варианты подключения аппаратуры со снижением качества, какая-то простая еда на случай задержки в службе кейтеринга.
Суммируя, можно сказать что самое главное в планировании – расстановка приоритетов. Это касается и определения дедлайнов, и распределения бюджета, и отслеживания информации. Руководителю мероприятия не обязательно знать детали меню, но о них должен знать тот, кто отвечает за питание гостей.
По материалам Prussian Blue