Кроме того, подумайте о маршруте, которым будут передвигаться посетители. Например, вы поставили в центр зала красивую ледяную скульптуру – около нее люди будут останавливаться на долгое время и рефлекторно пить коктейли – 5-6 порций - , если они смогут их там достать. Лучше чтобы напитки разносил официант – из расчета 2-3 порции на человека. Другая фишка касающаяся еды – сокращение расходов на еду для персонала. Уставшие спикеры и другие приходят в номер, валятся на кровать без задних ног и начинают звонить в рум сервис и заказывать еду. Причем иногда заказывают больше чем необходимо. Позаботьтесь об этом заранее, закажите в номера корзинки с едой. Из фруктов – лучше обойтись без цитрусовых, они только разжигают аппетит, выберите бананы, авокадо, манго, дыни. Крекеры – лучше не острые и не особо соленые, а сладкие. Очень хорошая идея – мюсли и молоко. То что надо для уставших взрослых. Кроме того, обратите внимание на сухофрукты – это гораздо полезнее и дешевле, чем шоколадки. Из напитков – лучше просто минеральную воду, почти все соки повышают аппетит. Другой вариант – устройте собственный «мини-ресторан», комнату отдыха с едой, горячим чаем, микроволновкой. Это намного дешевле, а за дружеским разговором в расслабленной обстановке наедаешься гораздо быстрее. Аудио-визуальное сопровождение всегда съедает приличную часть бюджета. Если ваше событие занимает несколько дней – постарайтесь обойтись без перевоза аппаратуры в другое место. Если необходимо, лучше измените само место – освещение и драпировки могут делать чудеса, и проще поменять вид комнаты, чем размонтировать, перевозить и заново подключать все экраны. Если речь идет о сокращении бюджета – постарайтесь обойтись без шоу. Это всегда очень дорого, и обычно довольно бессмысленно. Вы же не детей развлекаете, - у взрослых людей клоуны и жонглеры вызывают только чувство неловкости. А хорошие артисты – это очень дорого, и к тому же, здорово отвлекает от всего того, что говорилось в выступлениях. Лучше придумайте что-то не зрелищное, но интересное. Есть отличная книга – К. Фопель, «Создание команды» - это сборник незаменимых командных игр и тренингов, многие из которых можно легко преобразовать в развлечение, игру. Расходы на проживание. Подумайте, что вы можете сделать для отеля. Может быть, вы планируете такое же событие на следующий год в этом же месте, может быть, можете добиться для отеля скидки в знакомом PR-агентстве. Поговорите с управляющим, возможно, удастся добиться скидки. По материалам Bonjour Events