Съезд был организован при поддержке Центрального института травматологии и ортопедии им. Н.Н. Приорова. Оператором мероприятия выступила консалтинговая группа «Полилог». По свежим следам делимся опытом с врачами и коллегами по цеху, которых интересуют вопросы организации медицинских конференций.

1. Выделите достаточно времени на подготовку

Организация мероприятий для медиков

В менеджменте действует принцип: «Быстро, качественно, недорого — выбирайте любые два пункта». Если делать мероприятие быстро и качественно, то это дорого, а в нашем случае бюджета не было совсем, ведь RASS — некоммерческая ассоциация. Собрать необходимые средства и обеспечить четкое проведение съезда позволила заблаговременная подготовка. Мы начали за год. Первые 6 месяцев ушлина запуск: концепция съезда придумывалась, обсуждалась с партнерами, обкатывалась. Вторые полгода — «сборка» мероприятия. Такой срок оптимален и для первой крупной конференции с нуля, и для уже существующей ежегодной, чтобы не растерять собранную аудиторию и имеющихся партнеров.

Что нужно сделать в первую очередь, как можно раньше? Установить желаемые целевые показатели — от них зависит бюджет и планирование этапов работы. Определиться с датами проведения мероприятия и проверить, не совпадают ли они с другими крупными отраслевыми событиями. Выбрать площадку для проведения и договориться об аренде. Решить, нужна ли мероприятию поддержка Минздрава РФ, и если да, отправить туда необходимые письма и заявки. Господдержка повысит статус конференции в отраслевой среде, обеспечит врачам компенсацию затрат на билеты и возможность получить баллы в рамках программы непрерывного медицинского образования. Однако господдержка накладывает ограничения на возможности спонсорских интеграций с отраслевыми партнерами.

2. Делайте ставку на приспособленную площадку

Организация мероприятий для медиков

Нередко медицинские конференции проходят на территории лечебных учреждений и вузов старой постройки — это далеко не идеальный вариант. Впрочем, и отели не всегда приспособлены для съездов. Обустройство и оформление многих площадок, которые мы изучили, рассчитано на свадьбы и вечеринки, а не на деловые мероприятия. Соответственно, и менеджеры сервисной службы отеля ориентированы на то, чтобы гостям было весело и задорно. У деловых мероприятий другие приоритеты. Необученный персонал и запутанная планировка могут существенно осложнить жизнь организаторам и на этапе подготовки, и во время самого мероприятия.

Наш совет: выбирайте специализированные конгрессно-выставочные площадки. Они заточены под деловые мероприятия по всем параметрам. Их персонал знает правила заключения договоров, может обеспечить качественное техническое оснащение и оформление мероприятия. Вам смогут предложить конференц-пакеты в расчете на разное количество участников. Это позволит не возиться отдельно с арендой залов, плазменных панелей и обедов, а получить комплексное обслуживание, что всегда удобнее и дешевле.

При оформлении площадки важно продумать не только декор, но и понятную систему навигации, чтобы участники четко понимали, где зона мероприятия, и как по ней передвигаться.

3. Заранее тщательно проработайте программу

Организация мероприятий для медиков

Медицинские конференции могут быть научными, практическими или смешанными. Мы выбрали третий вариант — он интересен начинающим и опытным врачам, теоретикам и практикам. Одним словом, всем. За 2 дня состоялось 13 пленарных заседаний, где 35 специалистов из России и зарубежья зачитали более 70 докладов. Наряду с пленарными заседаниями прошло 11 мастер-классов, где врачи делились опытом применения различных техник. Отдельные сессии были посвящены разбору клинических случаев, их рассмотрели почти 50 — это новый формат для съездов RASS, и он оказался очень востребован: врачи задавали вопросы, вели дискуссии.

Обеспечить успех мероприятию с таким большим количеством параллельных потоков и выступающих помогло то, что программа была готова за 6-7 месяцев до мероприятия, и после этого кардинально не менялась. В ней была сформулирована главная тема (лаконичная, понятная и злободневная), темы всех секций (они охватывали все виды осложнений), названы фамилии ключевых докладчиков.

Ни в коем случае не оставляйте программу на потом. Это основа, на базе которой нужно тщательно проработать временную сетку мероприятия — взять в расчет ожидаемое количество участников, степень популярности каждой темы, удаленность залов. Не забудьте про кофе-брейки, обеденный перерыв и время для осмотра выставки. Подробный тайминг следует рассчитать не позже, чем за 2 месяца до мероприятия, чтобы успеть напечатать детальную программу для участников и проинформировать выступающих.

4. Привлекайте партнеров на выставку и мастер-классы

Организация мероприятий для медиков

Многие медицинские учреждения и ассоциации хотят проводить деловые мероприятия, но не делают этого, так как у них нет денег. Это преодолимое препятствие. При подготовке съезда все необходимые средства мы собрали за счет привлечения отраслевых партнеров. Генеральным спонсором стало направление DePuy Synthes, входящее в состав группы компаний Johnson & Johnson. Официальными партнерами были компании Stryker и ZimmerBiomet. В выставке участвовали 46 российских и зарубежных компаний. Несколько производителей поддержали мастер-классы для врачей и ланч-симпозиумы, где общение было совмещено с обедом.

Начиная работу по сбору средств, проштудируйте рынок, чтобы понять возможный масштаб выставки и ее площадь. Обратите внимание: компании планируют расходы заблаговременно, поэтому коммуникацию по привлечению партнеров следует начинать на первом же этапе подготовки. Здесь важно не просто сообщить название и дату мероприятия, а сформулировать свое УТП — чем мы отличаемся от других, в чем выигрыш от участия.

При выборе площадки под конференцию сразу узнайте, готова ли она обеспечить необходимую площадь под выставку, и приспособлено ли пространство для застройки. Желательно отсутствие колонн,  высокие потолки, соответствующие требованиям пожарной безопасности, с хорошим электроснабжением и освещением. Ознакомьтесь с планами БТИ всех помещений под застройку. Расположение выставки планируйте так, чтобы участники конференции как можно чаще ходили мимо нее, иначе экспоненты могут оказаться «за бортом» научной программы.

5. Активно ведите пригласительную кампанию

Организация мероприятий для медиков

При подготовке съезда у нас была цель собрать 250–300 хирургов-вертебрологов. Это значит, что количество зарегистрированных должно быть примерно в полтора-два раза больше, так как приезжают не все. Правда, если вы очень точно определите свою целевую аудиторию и будете активно вести пригласительную кампанию, соотношение может быть иным. В нашем случае из 700 зарегистрированных приехали 620 врачей.

Что важно: пригласительная кампания должна быть спланирована и начата за 5–6 месяцев до мероприятия. Соберите базу электронных контактов через профильные медицинские ассоциации, сайты лечебных учреждений, порталы с информацией о врачах, форумы. Сделайте несколько электронных рассылок по базе с основной информацией о мероприятии и предложением зарегистрироваться. Тем, кто уже зарегистрировался, примерно раз в 1-2 недели сообщайте в электронных рассылках интересные новости грядущего события. Кстати, именно рассылки помогли нам набрать для рассмотрения на съезде необходимое количество клинических случаев.

Наладьте информационное партнерство с отраслевыми СМИ и интернет-проектами, которые публикуют контент для вашей целевой аудиторией. Обязательно включите в этот перечень закрытые социальные сети для врачей — их посещают тысячи медицинских специалистов самого разного профиля.

6. Используйте современные технологии

Организация мероприятий для медиков

При грамотном подходе современные технологии значительно упрощают работу по подготовке мероприятия. Нам очень пригодился сайт съезда с встроенной системой регистрации и CRM. Это оказалось очень удобно и для врачей, и для нас как организаторов, поскольку давало возможность оперативно отслеживать статистику, организовывать рассылки, собрать доклады, передавать данные на печать бейджей.

Кроме этого мы сделали не печатный, как обычно, а электронный каталог съезда. Часть врачей получила его на флешке, остальные — по электронной почте. Печатных каталогов может не хватить на всех, а цифровой каталог легко рассылается неограниченному количеству людей, его удобно хранить и, если понадобится, можно в любой момент распечатать.

Отличное решение — интернет-трансляция вашего мероприятия. Сейчас есть отраслевые порталы, которые используют такой формат, и он стремительно набирает популярность. Нашим партнером по интернет-трансляции стал портал для ортопедов и травматологов calcaneus.ru. Интернет-трансляция может идти онлайн параллельно со съездом или после мероприятия. У нас она прошла через месяц, и в общей сложности ее посмотрели 353 врачей со всей страны.

7. Не оставляйте докладчиков без внимания

Организация мероприятий для медиков

Поддерживайте с докладчиками тесный контакт. С каждым отдельно проработайте тему, сориентируйте по длительности выступления. Сообщите подробные правила оформления презентаций: нужный формат, объем, стандарты этики и конфиденциальности (например, закрытые лица пациентов и отсутствие их имен, раскрытие конфликта интересов на первом слайде и т.п.). Попросите прислать презентации заранее, чтобы вы могли проверить соблюдение всех требований. Но будьте готовы, что часть спикеров все равно пришлет презентации в последний момент или принесут их с собой за 5 минут до выступления.

Как можно раньше проинформируйте всех докладчиков о дате и времени выступления, чтобы они спланировали рабочий график и  заранее купили билеты. Имейте в виду, что если спикеры едут из других стран, им понадобится помощь с оформлением виз. Берите в расчет международную политическую ситуацию. Например, из-за напряженных отношений с Турцией весной этого года специалисты оттуда не смогли приехать на съезд RASS. Важна и культурная составляющая: в каждой стране свои традиции, их важно знать и учитывать.

В съезде RASS участвовала большая делегация докладчиков из США и Европы. С каждым из них велась индивидуальная коммуникация. Так как за рубежом хорошо развита сфера услуг, люди привыкли к повышенному вниманию. Будьте готовы предоставить им максимум информации, и не только о конференции и об отеле, а в целом о стране, о погоде и множестве прочих нюансов, которые они захотят узнать.

Заранее продумайте, как будут рассаживаться докладчики, а также врачи в президиуме согласно их статусу. Подготовьте таблички с именами, чтобы люди могли по ним сориентироваться. Решите, будут ли подарки ключевым фигурам, и если да, то какие.

8. Соберите компетентную команду организаторов и подрядчиков

Организация мероприятий для медиков

Конечно, одному человеку не под силу организация большого мероприятия, нужна команда. В нашем случае было 7 уже опытных специалистов. В том числе руководитель проекта, ответственный за стратегию и планирование, в том числе бюджетное, менеджер по техническому обеспечению, менеджер по работе с участниками и спикерами, два менеджера по работе с партнерами, менеджер по информационному сопровождению, менеджер по логистике.

Ваша команда может быть иной — это зависит от возможностей, масштабов мероприятия, уровня подготовки и загруженности специалистов. Но сколько бы их ни было, сразу четко разграничьте задачи каждого, распределите зоны ответственности и содержание работ, составьте подробный план с дедлайнами и ответственными, а затем регулярно отслеживайте его выполнение.

Конечно, без подрядчиков не обойтись. Как минимум, дизайнер-верстальщик для раздаточных материалов и типография для печати, застройщик площадки, изготовитель сувенирной продукции (ручки, блокноты, подарки участникам), грузчики. Старайтесь выбирать не самых дешевых, а ответственных и проверенных подрядчиков.

Если мероприятие проходит с зарубежным участием, понадобится синхронный перевод, то есть сами переводчики плюс необходимое оборудование (значит, еще подрядчики). Заранее предоставьте переводчикам материалы для подготовки. Это ссылки на отраслевые ресурсы в интернете, где можно ознакомиться с лексикой и послушать выступления по близким темам, а также презентации и тезисы докладчиков. Хорошо, если переводчики лично пообщаются с выступающими до мероприятия. Непосредственно во время проведения обеспечьте переводчикам комфортные условия для работы: хороший звук и обзор площадки, питание и воду из расчета 2 литра на человека в день. Проинструктируйте выступающих, чтобы поддерживали с переводчиком визуальный контакт и следили за скоростью своей речи.

Желаем вам удачи в организации конференций. Если появятся вопросы — обращайтесь!