Итак, 4 принципа управления информацией на крупных мероприятиях:

1. Действуйте быстро и попадите в цель

Благодаря современным технологиям весь информационный поток, да и весь мир, оказывается у нас в руках в любой момент и в любом месте. Можно просто сидеть и наблюдать. Но ничто не сравнится и не сделает более эффективным продвижение вашего мероприятия, как выстраивание необходимых связей в реальной жизни. Особенно важно быть вовлеченным в процесс с самого начала. Этот фактор является определяющим для политических и экономических отраслевых конгрессов. Однако не забывайте, что представители прессы - люди занятые, и уважать их время и работу крайне важно. Для эффективного освещения мероприятия необходимо заранее предоставить СМИ все информационные материалы, непосредственно при встрече будьте кратки с журналистами и дайте основную информацию о площадках и лицах этого мероприятия, тем самым акцентируя их внимание на ключевых темах и вопросах.

2. Отыщите Святой Грааль в медиа-пространстве

Быть причастным к событиям высокого уровня – это представляет интерес для любого журналиста и блогера. Особенно если речь идет о мероприятиях федерального масштаба. Среди десятков и тысяч журналистов, находящихся на площадке, несомненно, очень важно найти контакт с правильным представителем медиа-пространства. Понятно, что разговор с каждым журналистом просто невозможен, а обращение только к крупным игрокам медийного пространства может не дать ожидаемых результатов. Иногда поиск нужного человека может занять все время подготовки мероприятия, и здесь наилучшим решением будет заранее определить, кто из медиа-представителей, участвующих в мероприятии, наиболее всего соотносится с тем, что вы можете предложить общественности.

3. Выстраивайте отношения в правильном ключе

Решайте проблемы журналистов в первую очередь, сотрудников/партнёров во вторую. Не забывайте, именно первые являются общественными трансляторами, которые формируют информационное поле вокруг мероприятия и бренда. На конгрессах есть единственная основная задача - максимально осведомить журналиста и создать качественное сотрудничество между ними и официальным представителями новостной ленты мероприятия. А погрузив журналистов в свою среду, вы получите качественный материал от первого лица, что имеет несомненное доверие у общественности. Не стоит забывать, что основной вашей миссией является показать СМИ, что они имеют все ресурсы для легкой работы с нами. Профессионализм, вежливость и максимальная готовность к сотрудничеству имеет на них очень хорошее воздействие.

4. Будьте везде и повсюду

Слушайте, что происходит вокруг вас всё время: сидите ли вы и выполняете какую-то работу, или ходите от стенда к стенду, ваши уши всегда должны быть начеку. Так вы можете получить моментальную обратную связь из первых уст, поможете журналистам с материалом и добьётесь желаемого результата.

Написано с использованием материалов PR NewsWire