Мы дадим вам шесть советов, которые позволят успешно справиться с этими непростыми задачами.

Работа на площадке

Будьте сверхподготовлены. Техническая готовность площадки всегда является «проблемной точкой» мероприятия. Лишняя ручка, запасной блокнот и программа мероприятия никогда не будут лишними. Всегда держите при себе тайм-план и список контактов ответственных лиц, чтобы не тратить время на оперативный поиск нужных людей.

Защищайте пресс-рум. Даже в эпоху засилья цифровых гаджетов, многие журналисты предпочтут с комфортом разместиться за столом вместе со своим ноутбуком в изолированном от шума пространстве. Постарайтесь создать в пресс-руме комфортную атмосферу, не забудьте про чай, кофе и печеньки.

Держите голову поднятой. Понятно, что нужно все время проверять почту и переписываться с коллегами с мессенджерах, но не стоит забывать о личном общении, которое никогда не заменит электронная переписка. Следите за гостями и журналистами, им в любой момент может потребоваться ваша помощь.

Работа «на полях»

Создайте рациональный график мероприятий. На конференциях всегда происходит очень много локальных событий. Подумайте над графиком гостей и журналистов, постарайтесь предугадать, что будет для них наиболее важным в процессе коммуникации. Не забудьте сделать почтовую рассылку с наиболее важной информацией.

Присутствуйте в социальных медиа. Ваш заказчик, скорее всего, не будет успевать самостоятельно отслеживать происходящее в социальных сетях. Помогайте ему, не забывайте про комментарийную активность и обеспечьте бесперебойный WiFi на площадке.

Не стоит недооценивать телефонные звонки. Звонок вместо письма журналисту может стать началом эффективного партнерства, так как вы выступите внимательным организатором мероприятия. Также стоит продумать механизм получения обратной связи от гостей и представителей прессы.

По материалам сайта Team Lewis