1. Утренник вместо вечеринки

В некоторых заведениях даже на праздники аренда и цены дневного меню ниже цифр вечернего прейскуранта. Можно сэкономить 15-20% (здесь и далее, если не оговорено иное, — проценты от расходной статьи, а не от общего бюджета).

Плюсы:

  • Расширится выбор мест проведения мероприятия.
  • Сотрудники будут рады праздновать в рабочее, а не в личное время.
  • Днем, как правило, напиваются меньше.

Минусы:

  • Не все смогут прийти — кто-то вынужден будет продолжать работать.
  • Всем станет понятно: наступил пугающий режим экономии.

Ивент-менеджмент: Новый год

2. Ресторан вместо Дворца съездов

Если прежде под Новый год вы снимали большие залы пафосных бизнес-центров или пятизвездочных гостиниц, попробуйте заказать банкетный зал в обычном ресторане или кафе (прим. переводчика: вспоминается Елена Молоховец с холодной бараньей ногой из погреба). Здесь вам предоставят большую свободу в составлении меню. Можно сэкономить 15%.

Плюсы:

  • Опять же, широкий выбор мест.
  • Необязательно организовывать развлекательную программу — атмосфера в ресторанах и без того располагающая.
  • Возможность побаловать сотрудников непривычной обстановкой и меню.

Минусы:

  • Посторонние посетители нарушают функцию «тим-билдинга».

3. Офис вместо ресторана

Во многих организациях есть подходящие по площади помещения. Праздновать на работе не стыдно. Сложнее — с меблировкой и оргтехникой. А в связи с необходимостью украшения зала, много сэкономить вряд ли удастся — американцы называют цифру в 5%.

Плюсы:

  • Высокая явка.
  • Более широкие возможности «брендирования» мероприятия.
  • Подчеркнутая корпоративность.

Минусы:

  • Дополнительные траты на праздничное оформление.
  • Ради подготовки штат отвлекается от прямых обязанностей.

4. Пять видов бутербродов вместо шести

Ощутимую экономию могут принести даже незначительные изменения в меню. Заокеанские эксперты советуют отказаться от традиционного ужина, где каждый сам заказывает себе блюда, в пользу шведского стола и сократить общее количество закусок. Пять видов канопе вместо шести видов полноценных бутербродов. Пять горячих блюд вместо семи. Говяжьи медальоны можно заменить рублеными бифштексами. Два десерта вместо трех. Выпивки поменьше. Можно сэкономить 5-10%.

Плюсы:

  • Полная свобода бюджетного маневрирования.
  • Поставщики и заведения относительно легко соглашаются на модификацию своего базового меню.

Минусы:

  • Нельзя угодить вкусам каждого.

5. Диджей вместо ансамбля

Часовой концерт хоть сколько-нибудь известной группы обходится организаторам корпоративных вечеринок в €5-10 тыс. Сравнимые по популярности диджеи стоят вдвое меньше. Можно сэкономить 50%.

Плюсы:

  • Музыкальное разнообразие.

Минусы:

  • Подвыпившие сотрудники могут начать заказывать музыку — результат непредсказуем.
  • Риск опасного разряжения атмосферы вечеринки.

6. Шарики вместо живых цветов

Банкетные залы отелей и ресторанов к праздникам, как правило, уже украшены. Но, если забота о декорациях ложится на плечи заказчика, можно сэкономить до 10%: на поздравительных плакатах; на основных элементах оформления (шарики и свечи вместо живых цветов) и т.п.

Плюсы:

  • Небольшие изменения привычного оформления редко замечаются гостями.
  • Возможность «брендирования».

Минусы:

  • Непрофессионально оформленные поздравительные плакаты портят всем настроение.
  • Расходы на оформление собственными силами нелегко планировать.

7. Доброе слово вместо подарков.

Праздничный вечер — сам по себе уже подарок и, вряд ли кто-нибудь сильно расстроится, если не получит по его окончании набор конфет с мандарином. Если же новогодние подарки стали уже корпоративной традицией, можно разыграть в лотерею несколько действительно ценных вещей. Экономия — до $10 на человека.

Плюсы:

  • Взрослые уже привыкли к тому, что им обычно дарят не то, что хочется. Многие даже не заметят исчезновение сувениров из программы.
  • Не надо тратить силы и время на упаковку.
  • Снижаются сопутствующие расходы: например, доставка.

Минусы:

  • Сотрудники, которые не смогли присутствовать, будут чувствовать себя обделенными.
  • Если раньше сотрудники получали дорогостоящие новогодние подарки, они могут воспринимать эту традицию, как форму вознаграждения, а ее нарушение — как личную обиду.

8. Входные билеты вместо пригласительных

Нередко сотрудники приводят на корпоративные мероприятия своих близких. Можно ввести практику платных входных билетов для таких гостей. Можно сэкономить 20%.

Плюсы:

  • Можно более точно рассчитать бюджет.
  • Становятся заранее известны все участники мероприятия.

Минусы:

  • Мера может восприниматься, как ухудшение условий труда.
  • Снижение явки.

9. Январь вместо декабря, понедельник вместо пятницы

В декабре цены на аренду помещений, напитки и закуски взлетают вместе со спросом. В январе начинаются дефляционные процессы. Общие затраты можно сократить до 10%.

Кроме того, по наблюдениям американцев, большинство организаций предпочитают устраивать свои торжества со вторника по четверг — потому что справедливо не рассчитывают на пятницы и выходные, неизменные дни массовых гуляний. Собрав же коллектив на праздничный ужин в понедельник, можно сэкономить до 5% от общей суммы.

Минусы:

  • После праздничного понедельника еще останется длинная рабочая неделя.
  • Январь чаще холоднее декабря.
  • К декабрьским «корпоративам» все уже привыкли.

10. Отдельные торжества вместо общего гала-праздника

Крупные организации могут серьезно сэкономить, если организуют не общий новогодний вечер, а по празднику для каждого подразделения или крупного отдела. Бюджетное планирование небольших мероприятий считается более эффективным. Меньше пафоса, больше возможностей для применения собственных сил. Общие расходы могут быть снижены на 15%.

Плюсы:

  • Снижаются трудозатраты «центрального аппарата».
  • В небольших коллективах легче развиваются позитивные процессы групповой динамики. Иными словами, крепнет сплоченность.

Минусы:

  • Большинство руководителей среднего звена имеют только житейский опыт ивент-менеджмента.
  • Разный уровень организации вечеринок.
  • Меньше шансов для общения высшего руководства и рядовых сотрудников.

По материалам About.com